ثبت و گزارش تماس ها در زمان برگزاری نمایشگاه بین المللی

غرفه داران یا شرکت کنندگان در نمایشگاه بین المللی باید همه تماس هایی را که با خریداران بالقوه برقرار می کنند ثبت نموده و گزارش کنند . اگر این کار را انجام ندهند بعداً چیزی را به خاطر نخواهند آورد. حال پرسشی که مطرح می شود آنست که چه اطلاعاتی درباره شرکتی که با آن تماس گرفته ایم مورد لزوم است ؟

نام و نشانی شرکت و فردی که تماس گرفته است.
وضع مالی شرکت و بانک های رفرنس او
میزان فروش سالانه شرکت و سال تأسیس آن
نام مؤسساتی که شرکت با آنها در ارتباط است ( برای شرکت کالا تهیه می کنند )
میزان فروش سالانه شرکت و سال تأسیس ان
نام مؤسساتی که شرکت با آنها در ارتباط است ( برای شرکت کالا تهیه می کنند )
تعداد کارکنان شرکت
مشخصات دقیق انواع کالاهای دیگری که شرکت خریداری می کند .

اما عملاً نمی توان به همه این اطلاعات که دانستن آنها برای شناخت طرف تجاری آتی ما مهم است دست یافت زیرا :

کارکنان غرفه و بازدیدکنندگان سرشان خیلی شلوغ است و وقت کافی برای طرح پرسش های دقیق و ثبت آنها ندارند .
بازدیدکنندگان ممکن است جواب همه این پرسش ها را در اختیار نداشته باشند .
برخی از بازدیدکنندگان ممکن است پاسخ دادن به بعضی از سئوالات را خلاف شأن خود بدانند و طرح این قبیل سئوالات آنان را از انجام معامله منصرف کند .

پرسش هایی که پاسخ آنها به سادگی قابل دستیابی است عبارتند از :

نام و نشانی و مشخصات فرد تماس گیرنده
نشانی شرکت که بر روی کارت ویزیت درج شده است و باید به گزارش ملاقات الصاق شود .
تاریخ برقراری تماس
نام کارمند شرکت یا غرفه داری که تماس گرفته است
رشته فعالیت مشتری بالقوه ( اگر برروی کارت ویزیت نوشته نشده است )

( بازدیدکننده می تواند بازرگان ، کارگزار یا حق العملکار ، خرده فروش ،فروشندهکالا یا خدمات ، روزنامه نگار ، کارمند دولت یا هر فرد دیگری باشد که کالاهای غرفه از نظر او جالب بوده است . بدیهی است که ملاقات های همه این افراد قابل ثبت و پیگیری نیستند .)

میزان سفارش از نظر مقدار و ارزش که می تواند متکی به ارائه فرم خاصی باشد .
جزئیات دقیق کالای مورد سفارش
تاریخ موردنظر برای حمل کالا
شرایط پرداخت و حمل کالا
نمونه های مورد درخواست (درصورتی که نمونه کالا ارزش تجاری چندانی نداشته باشد می توان در صورت ارائه فرم سفارش رسمی آن را در اختیار مشتری بالقوه قرار داد .زیرا ارائه فرم رسمی جدی بودن خریدار رادرانجام معامله به اثبات می رساند .)
نام و آدرس بانک طرف معامله خریدار آینده

( اگر نامبرده حاضر به ارائه این اطلاعات نباشد دال بر آنست که بطور جدی قصد خرید کالا را ندارد.

نحوه ثبت و گزارش تماس ها در زمان برگزاری نمایشگاه بین المللی

هر یک از کارکنان غرفه باید فرم خاصی برای ثبت تماس های برقرار شده با مشتریان واطلاعاتی که به آنها اشاره کردیم در اختیار داشته باشند می توان در این مورد از سررسید نامه های خاصی که به همین منظور تهیه شده است استفاده کرد .

در پایان هر روز فرد تماس گیرنده ، یادداشت های خود را مرور کرده و آنهایی را که از فوریت برخوردار نیستند کنار می گذارد و تماس های مهم را از طریق تلکس یا فاکس به اطلاع دفتر مرکزی خود می رساند تا بلافاصله برای پیگیری موضوع و برقراری ارتباط با مشتری آینده اقدام کنند.

فهرستی از افرادی که تماس گرفته اند می توان در اختیار دفتر نمایندگی بازرگانی خارجی کشور دربازار مربوطه قرار داد تابرخی از پیگیری ها راساً در محل توسط متصدیان دفتر انجام گیرد . این فهرست کاربردهای متعددی می تواند داشته باشد . از جمله آنکه در نمایشگاه های بعدی می توان از افرادی که نامشان در فهرست است(در صورتی که شخصیت های مهم یا شرکت های معتبری باشند) برای حضور در مراسم افتتاح نمایشگاه یا مراسم پذیرایی آن دعوت به عمل آورد یا نشریات تبلیغی شرکت را به نشانی آنها فرستاد.

کارمندان شاغل در غرفه یا کارشناسان بازاریاب شرکت هایی که در نمایشگاه بین المللی کالا عرضه کرده اند باید آنقدر مجرب باشند که بتوانند مشتریان واقعی را از افرادی که تمایل قطعی به خرید کالا ندارند باز شناسند . درصورتی که چنین تخصصی کسب نشده باشد قضاوت دراین مورد برعهده مدیریت شرکت یا دفتر مرکزی آن خواهد بود.

پیگیری ثبت و گزارش تماس ها در زمان برگزاری نمایشگاه بین المللی

وظیفه پیگیری تماس ها می تواند برعهده کارکنان نمایشگاه یا واحدهایی که رشته فعالیت آنها با درخواست های تماس گیرندگان همخوانی دارد محول شود . البته این وضع مربوط به تماس هایی است که با کادر ” سازمان توسعه صادرات ” گرفته شده است نه غرفه داران و صاحبان کالاهای عرضه شده در نمایشگاه.

پرسشی که غالباً مطرح می شود آنست که یک “تماس یا سفارش” تا چه مدت بعد از اتمام نمایشگاه قابل پیگیری است ؟ در این مورد نمی توان فرصت دقیقی ارائه کرد . تماس های جدی را که شانس موقعیت آنها در انجام معامله بالاست می توان ماه ها پیگیری کرد اما بالعکس سفارش های غیرجدی و مبهم را که کارکنان رده پایین یک شرکت یا سازمان ارائه داده اند و از ارائه اطلاعات بعدی خودداری کرده اند از همان آغاز می توان ” غیر قابل اعتنا” تلقی کرد و درصدد پیگیری آنها بر نیامد. به هر حال پیگیری سفارش ها به اوضاع و احوال، موقعیت سفارش دهنده و میزان قابلیت اعتماد به وی و بالاخره جدی بودن سفارش بستگی دارد.

شرکت نمایشگاه سازان با بیش از 14 سال سابقه در امر برگزاری نمایشگاه بین المللی ، همایش ، طراحی و غرفه سازی آماده ارائه مشاوره و همکاری با شما عزیزان می باشد.جهت ثبت نام در نمایشگاه بین المللی و غرفه سازی در تهران ، غرفه سازی در تبریز ، غرفه سازی در اصفهان ، غرفه سازی در شیراز ، غرفه سازی در مشهد و غرفه سازی در کیش با ما تماس بگیرید