نکات مهم برای قرارداد محل برگزاری نمایشگاه
قبل از اینکه قرارداد محل برگزاری نمایشگاه را امضا کنید؛ به نکات مهم زیر توجه کنید.
برگزاری نمایشگاه در محل دائمی نمایشگاه ها قاعده ای کلی محسوب میشود. از آنجاییکه اجاره ی محل های دائمی نمایشگاه هاه هزینه ای بسیار ناچیز در برابر ساخت یک نمایشگاه جدید دارد در نتیجه عقد قرار داد برای برگزاری رویداد ها در محل دائمی نمایشگاه از لحاظ مالی قابل توجیه است. اجاره ی این محل ها به شما کمک میکند تا بتوانید از درد سر هایی همچون هزینه های مربوط به انبار داری طولانی مدت، ساخت مجددغرفه ها برای رویدادهای چند منظوره و تلاش برای نوسازی راحت شوید. بهتر است بدانید که اجاره کردن محل نمایشگاهی برای یک رویداد تجاری به سادگی اجاره کردن یک خانه نیست. و اگر به این پروسه دقت نظر نداشته باشید ،مطمئنا با مشکلاتی عدیده و هزینه های غیر منتظره ای روبرو خواهید شد. بنابراین اگر تصمیم دارید که نمایشگاهی را اجاره کنید به نکاتی در این رابطه توجه کنید تا از مشکلات عمده در این زمینه رهایی یابید.
-
با RFP دقیق کار را آغاز کنید(Request For Proposal)
هرچه بتوانید اطلاعات بیشتری را در درخواست خود از قبیل انتظارات تاکتیکی، فراگیر و استراتژیک جای دهید، پیشنهاد شما از ارزش بالاتری برخوردار خواهد بود.از تمامی شیوه نامه های داخلی که در آن پارامترها و جزئیات از قبیل آرم شرکت، رنگ مخصوص شرکت و غیره یک کپی تهیه کنید. به علاوه اطلاعاتی که شامل نیازهای تاسیسات برق و سیم کشی ها می شود را حتما در درخواست خود لحاظ کنید. برای مثال در یکی از درخواست های اجاره اخیر عکس هایی که مربوط به تجهیزات تعاملی مورد نیاز ما در بخش ویترین ها، فضای لازم برای تجهیزات، نواحی ترافیکی که اطراف آنان ممکن است ایجاد شود و سیم کشی های مورد نیاز برای تمام اجزای الکتریکی را خاطر نشان کردیم. همچنین توضیحاتی در رابطه با طرح های گرافیکی و آموزشی که باید در کنار تجهیزات قرار بگیرند تا اطلاعات لازم را در اختیار بازدیدکنندگان بگذارد را در RFP ذکر کردیم. تمام این جزئیات به شما کمک میکند تا در زمانی که RFP را در اختیار دیگران قرار میدهید از شبهاتی که ممکن است طرح سوال کند جلوگیری می کند .به عنوان شخصی که این مساله را تجربه کرده است جالب است بدانید که حتی ذره ای هم پاسخ منفی در این راستا دریافت نکردم.
-
تمام هزینه های مشمول را برآورد کنید
در پیشنهادیه خود تمامی جزئیات را قید کنید. توضیحات مربوط به هزینه ها را تمام و کمال بپرسید تا از حد متوسطی که در نظر گرفتید بیشتر نشود. برای مثال مالیات اجاره ی نمایشگاه تا ده درصد به صورتحساب نهایی افزوده میشود با ابن حال مسئله ی مربوط به مالیات ها در بودجه ای که به پروژه اختصاص داده میشود ذکر نمی شود در نتیجه هزینه های از قبل تعریف نشده ای را ایجاد می کند که باعث اختلال در کار میشود. در برخی ایالات، اجاره املاکی که خارج از ایالت هست مشمول مالیات نمی‌شود. بنابراین اینکه مالیات به شما تعلق می گیرد یا خیر و همینطور بودجه ای که باید در این مورد کنار گذاشته شود مواردی هستند که باید مشخص شوند.
در نهایت هزینه ی خدمات فرعی که طی برگزاری رویداد به وجود می آید را تخمین بزنید . برای مثال تمام برق مورد نیاز تجهیزات نمایشگاه را تخمین بزنید.
-
پروپوزال اصلی را با توافق نامه ی اولیه مقایسه کنید
اخیرا برای من توافق نامه ای برای برگزاری نمایشگاهی ارسال شد که با اصل پروپوزال آن مطابقت نداشت. پروپوزال شامل واگذاری نقشه‌ی گرافیکی بزرگی بود که من و موکلم درخواست داده بودیم اما در متن توافق نامه سایز نقشه را نصف آنچه که در اصل باید واگذار می شد عنوان شده بود. و من تا زمانیکه سایز اصلی که درخواست داده بودیم در قرارداد لحاظ نکردن پای قرار داد را امضا نکردم. در این تجربه پندهای زیادی نهفته است . یاد بگیرید که همیشه در زمان عقد قرار داد به درخواستنامه ای که از قبل در اختیار نمایشگاه گذاشتید مراجعه کنید و از صحت بندها اطمینان حاصل کنید.
-
اسناد خود را دقیق چک کنید
در زمان برگزاری نمایشگاه من با مشکلات متعددی روبرو شده ام زیرا برگزارکنندگان حتی به خود زحمت نداده اند که دستورالعمل اجاره ی نمایشگاه را به روز رسانی کند. برخی از فروشندگان و شرکت ها بر این باور هستند که تنها با گذاشتن علامت Xبزرگ در مقابل اجناس و وسایلی که در برپایی رویداد ما مورد استفاده نیست مشکلی به وجود نمی آید. و یا حتی آن قسمت ازدستور عمل را که به نظرشان مهم می آمد را با کشیدن چند پیکان میتوانند مشخص کنند در پایان چیزی که حاصل میشد شبیه به یک نقشه ی بازی فوتبال شده بود. نمایشگاهی دیگر نقشه کلی طبقات را در اختیار ما قرار نداده بود در نتیجه در سیم کشی ها و رساندن برق به غرفه ها دچار مشکل شده بودیم . پس از این مشکلات تصمیم گرفتم که ابتدای شروع هر برگزاری نمایشگاه اولین اقدامم این باشد که لیست اولیه ای از RFP به همراه درخواست کاملی برای نقشه‌ی سالن های نمایشگاه در ابعاد کامل و دستور العمل های برنامه با جزئیات را تهیه کنم.
-
از کارشناس استفاده کنید
از آنجاییکه ممکن است اولین بار باشد که برگزاری رویداد نمایشگاهی با چنین ابعاد وسیعی را رهبری می کنید پس بهتر است که از شخصی کارشناس در این رابطه استفاده کنید. سوپروایزری که در تمام مدت اجرای پروژه در محل نمایشگاه حضور داشته باشد. باید به این نکته توجه خاص داشته باشید که کارشناس شما در مدت کارش با برگزارکننده ای دیگر قرار داد نبندد زیرا ممکن است در انجام کارش خللی ایجاد شود. برخی اوقات در محل نمایشگاه شما چندین رویداد دیگر نیز برگزار می شود و ممکن است که سوپروایزرتان تمایل داشته باشد که با دیگر برگزارکنندگان حاضرر در نمایشگاه کار کند در این صورت به همان اندازه که سهمتان است هزینه را برای کارشناس پرداخت کنید . منظور من این است باید با دیگر برگزارکنندگان به توافق برسید و هرکدام بخشی از هزینه را بپردازید. هرگز فراموش نکنید که اگر رویدادتان از وسعت قابل توجهی برخوردار است به هیچ وجه از کارشناسی که در یک زمان برای چند برگزارکننده کار می کند استفاده نکنید.
-
درخواست پیش نمایش کنید
قبل از افتتاحیه تاریخی را مشخص کنید که در آن روز باید به نمایشگاه بروید و از آن به نام «تاریخ برگزاری آزمایشی نمایشگاه» یاد می شود. در آن روز که معمولا یک هفته قبل از افتتاحیه است شما باید به محل برگزاری نمایشگاه بروید و مطمئن شوید که تمام نیازهای درخواست های شما جامه ی عمل پوشیده اند. در زمان برگزاری پیش نمایش اموال نمایشگاه در انبار قرارا دارد و تا زمان افتتاحیه تحویل داده نمی شود . برای مثال صندلی ها و میزهایی که باید در اختیارتان بگذارند در انبار است . بهترین کار این است که درخواست کنید برای شما از اموالی که قرار است در زمان رویداد در اختیارتان قرار دهند عکس تهیه شود و به شما تحویل داده شود تا از مناسب بودن آنان تا حدودی اطمینان حاصل کنید. انتظاراتتان را در سطح قابل قبولی حفظ کنید و بدانید تمام مواردی که در RFP شما هست تماما باید در اختیارتان قرار گیرد.
اکثر اوقات در پیش نمایش ها به مشکلات کار پی می برم. نبود فضای کافی برای جانمایی محصولات و یا عدم تجهیزات کامل برای رساندن برق به غرفه ها و مشکلاتی از این قبیل را می توان در چنین زمان هایی رفع کرد.
-
برنامه ریزی زمان مناسب
یکی از نمایشگاه ها فراموش کرده بود این موضوع را به من اطلاع دهد که درست چند روز قبل از رویداد نمایشگاهی اموالی را که قرار بود در اختیار من قرار دهد، به برگزار کننده دیگری اجاره داده است و این مسئله درد سر هایی را ایجاد کرد. شما باید بدانید که محل برگزاری نمایشگاه این حق را دارد که به دیگر مشتری ها قبل از تاریخ برگزاری نمایشگاه اجازه دهد از امکاناتش استفاده کنند . اینکه چقدر زمان برای زیباسازی و همینطور تغییرات لازم برای رویدادتان نیاز است را باید براورد کنید و از نمایشگاه بخواهید مشخص کند که چه مقدار زمان می تواند در اختیار شما قرار دهد تا تمهیدات لازم را انجام دهید. بیشتر این نمایشگاه ها دو روز وقت در اختیار شما میگذارد تا بتوانید تغییرات لازم را اجرایی کنید.
در زمان بستن قرار داد این نکات ممکن است به نظرتان بدیهی باشد اما باید به یاد داشته باشید کوچک شمردن ارزش هر کدام از این موارد مشکلات زیادی را برای شما طی برگزاری نمایشگاه ایجاد می کند. بنابراین همه ی موارد را به خاطر بسپارید، از تمام موارد مستندات مکتوب تهیه کنید و کوچکترین موارد را یادداشت کنید در نتیجه در کارتان موفق خواهید شد.
شرکت نمایشگاه سازان با بیش از 14 سال سابقه در امر برگزاری نمایشگاه بین المللی ، همایش ، طراحی و غرفه سازی آماده ارائه مشاوره و همکاری با شما عزیزان می باشد.جهت ثبت نام در نمایشگاه بین المللی و غرفه سازی در تهران ، غرفه سازی در تبریز ، غرفه سازی در اصفهان ، غرفه سازی در شیراز ، غرفه سازی در مشهد و غرفه سازی در کیش با ما تماس بگیرید.