هر آنچه که باید در مورد تور نمایشگاهی بدانید!

اگر شما هم به دنبال فرصتی برای گسترش کسب‌وکار و پیدا کردن شرکای جدید تجاری هستید، تور نمایشگاهی راهی عالی برای رسیدن به این هدف است. تصور کنید در یک نمایشگاه بین‌المللی، در کنار فعالان و متخصصان صنعت قرار گرفته‌اید، با جدیدترین محصولات آشنا می‌شوید و فرصت‌های تجاری جدیدی برای کسب‌وکارتان پیدا می‌کنید. جالب نیست؟! اینجا نه فقط فرصت بازدید از غرفه‌ها، بلکه شانس دیدار با افرادی را خواهید داشت که می‌توانند آینده تجاری شما را تغییر بدهند. در این مقاله از نمایشگاه سازان خواهید فهمید که چرا تورهای نمایشگاهی نقطه‌عطفی در مسیر توسعه کسب‌وکار شما هستند و چه مواردی را باید در انتخاب بهترین تور نمایشگاهی در نظر بگیرید.

کدام کشورها دارای خدمات تور نمایشگاهی هستند؟

خدمات تور نمایشگاه در غالب کشورهای جهان ارائه می‌شود؛ اما برخی کشورها به دلیل زیرساخت‌های قوی نمایشگاهی، تنوع صنعتی و حضور گسترده شرکت‌های بین‌المللی، در این زمینه فعال‌تر و حرفه‌ای‌تر هستند.

• آلمان

آلمان به‌عنوان پایتخت نمایشگاه‌های بین‌المللی جهان شناخته می‌شود. این کشور با زیرساخت‌های پیشرفته، سالن‌های نمایشگاهی بزرگ و مدیریت حرفه‌ای، سالانه میزبان صدها نمایشگاه تخصصی در حوزه‌های مختلف صنعتی، تجاری و فناوری است و رویدادهای بزرگی نظیر CeBIT (فناوری اطلاعات)، IFA (لوازم الکترونیکی)، Anuga (صنایع غذایی) و Automechanika (قطعات خودرو) را میزبانی می‌کند؛ به همین دلیل، شرکت‌های خدمات مسافرتی، تور نمایشگاهی آلمان را در برنامه‌های خود قرار داده‌اند تا فعالان صنایع از این فرصت‌ها برای آشنایی با فناوری‌های روز، مذاکره‌های تجاری و توسعه کسب‌وکار خود بهره‌مند شوند.

علاوه بر آلمان، نمایشگاه‌های کشورهای دیگری همچون ایتالیا، فرانسه یا هلند نیز طرفداران خود را دارد؛ بنابراین با بررسی لیست نمایشگاه های اروپا، تور موردنظر خود را در زمان مناسب انتخاب و رزرو کنید.

• چین

چین با نمایشگاه‌هایی مثل Canton Fair ،ChinaPlas و CIFF، به نقطه تلاقی صنعت و تجارت جهانی تبدیل شده است. این رویدادها فرصتی عالی برای کشف بازارهای آسیایی و یافتن شرکای تجاری جدید هستند و به همین دلیل، تورهای نمایشگاهی چین به‌طور گسترده برگزار می‌شوند.

• امارات متحده عربی

دبی به‌عنوان مرکز مهم نمایشگاه‌های بین‌المللی در خاورمیانه، رویدادهایی مثل Gulfood، Big 5، Arab Health  و GITEX را میزبانی می‌کند. به‌دلیل موقعیت جغرافیایی و دسترسی آسان، تور نمایشگاه دبی در ایران طرفداران زیادی دارند.

• ترکیه

استانبول، ازمیر و آنتالیا، میزبان نمایشگاه‌هایی هستند که در سطح منطقه‌ای شناخته‌شده و معتبرند. تورهای نمایشگاهی ترکیه به دلیل هزینه‌های مناسب و خدمات متنوع، طرفداران زیادی بین تجار و فعالان اقتصادی دارد.

• روسیه

روسیه با برگزاری نمایشگاه‌هایی همچون Prodexpo ،MITT و MIMS Automechanika به یکی از قطب‌های اصلی نمایشگاهی تبدیل شده است. شرکت‌های ایرانی با حضور پررنگ در تورهای نمایشگاهی روسیه، روابط تجاری خود را از طریق این رویدادها گسترش می‌دهند و در این بازار نوظهور نقش موثری ایفا می‌کنند.

خدمات تور نمایشگاهی شامل چه مواردی می‌شود؟

• برنامه‌ریزی و انتخاب نمایشگاه مناسب
• اخذ ویزا
• رزرو بلیط هواپیما
• رزرو هتل
• ترانسفر فرودگاهی و نمایشگاهی
• ثبت‌نام و تهیه بلیط و کارت ورود به نمایشگاه
• برنامه‌ریزی بازدید از نمایشگاه
• مترجم همراه و راهنمای فارسی‌زبان
• تورهای تفریحی و گشت شهری
• هماهنگی جلسات B2B و مذاکرات تجاری
• بیمه مسافرتی

نمایشگاه سازان با سال‌ها تجربه در برگزاری و مدیریت نمایشگاه های داخلی و خارجی، به نیازها و انتظارات مشتریان آگاه است و علاوه بر پوشش تمامی این موارد، خدمات دیگری نیز در اختیار مخاطبان خود قرار می‌دهد؛ به‌عنوان مثال، فرصت برقراری جلسات B2B، انعقاد قراردادهای کاری و Match marketing در دفاتر نمایشگاه سازان در کشورهای مختلف امکان‌پذیر است.

قیمت تور نمایشگاهی خارجی

این عامل در انتخاب تور تاثیر بسزایی دارد و نوسانات قیمت به دلیل شرایط تور متفاوت است. در تعیین قیمت تور نمایشگاهی عوامل زیر دخیل هستند:

موقعیت جغرافیایی نمایشگاه

موقعیت جغرافیایی نمایشگاه یکی از عوامل کلیدی در تعیین هزینه‌های تور نمایشگاهی است. برگزاری نمایشگاه در شهرها یا کشورهایی با مسافت زیاد، هزینه‌های سفر هوایی، ویزا و ترانسفر را به‌طور قابل‌توجهی افزایش می‌دهد. همچنین برگزاری رویداد در شهرهای توریستی یا گران‌قیمت باعث می‌شود هزینه اقامت، حمل‌ونقل شهری و خدمات جانبی به مراتب بالاتر باشد.

مدت زمان تور

مدت زمان تور نمایشگاهی به‌طور مستقیم بر میزان هزینه‌های کلی سفر تأثیر می‌گذارد. طبیعتا هرچه مدت تور طولانی‌تر باشد، هزینه‌های اقامت، تغذیه، حمل‌ونقل و خدمات پشتیبانی افزایش می‌یابد. علاوه بر این، تورهای کوتاه‌مدت معمولا اقتصادی‌تر هستند؛ اما ممکن است فرصت‌های کمتری برای بازدید کامل از نمایشگاه یا برنامه‌ریزی برای جلسات تجاری داشته باشید. با بررسی تقویم نمایشگاه های خارجی در حوزه‌های مختلف، از تاریخ دقیق و محل برگزاری هر رویداد اطلاع حاصل کرده و برنامه‌ریزی خود را دقیق‌تر انجام دهید.

خدمات ارائه‌شده در تور

نوع و گستره خدمات ارائه‌شده در تور نمایشگاهی تأثیر مستقیمی بر قیمت نهایی هر تور دارد. خدماتی مانند رزرو هتل، ترانسفر فرودگاهی، بلیت نمایشگاه، برنامه‌ریزی برای بازدیدهای تخصصی، راهنمای فارسی‌زبان و مترجم همراه و بیمه مسافرتی، هزینه تور را افزایش می‌دهند.

سطح هتل و اقامتگاه‌ها

هتل‌های لوکس و پنج‌ستاره هزینه‌های اقامت را بالا می‌برند؛ در حالی که هتل‌های اقتصادی یا سه‌ستاره، قیمت کلی تور را کاهش می‌دهند. انتخاب نوع اقامتگاه بستگی به بودجه و شرایط شرکت‌کنندگان انجام می‌شود.

بیمه سفر

بیمه سفر هم یکی از خدمات اضافی است که هزینه تور نمایشگاهی را افزایش می‌دهد. این بیمه شامل پوشش‌های پزشکی، گم‌شدن بار، تأخیر پرواز و مشکلات احتمالی دیگر است. اگرچه بیمه ممکن است هزینه بیشتری به همراه داشته باشد، اما امنیت و راحتی بیشتری برای مسافران به ارمغان خواهد آورد.

چنانچه به استفاده از خدمات تور نمایشگاهی کشورهای مختلف علاقه‌مندید، نمایشگاه سازان، مجری تور های نمایشگاهی، پیشنهادات جالبی برای شما دارد.

مدارک لازم برای رزرو تور نمایشگاهی

برای حضور در انواع تورها شامل تور تجاری چین، دبی یا ترکیه به برخی مدارک مهم نیاز دارید که در طول سفر باید همراهتان باشد. با توجه به مقصد و نوع نمایشگاه، مدارک مورد نیاز ت متفاوت است؛ با این حال، برخی مدارک عمومی برای اکثر تورهای نمایشگاهی بین‌المللی عبارت‌اند از:

مدارک هویتی و مسافرتی

• پاسپورت معتبر با حداقل شش ماه اعتبار از تاریخ سفر
• عکس پرسنلی جدید با پس‌زمینه سفید
• بلیط رفت‌وبرگشت هواپیما و رزرو هتل
• بیمه مسافرتی معتبر با پوشش حداقل 30,000 یورو یا 50,000 دلار آمریکا

مدارک شغلی و مالی

• گواهی اشتغال به کار یا مدرک تحصیلی
• تمکن مالی شامل گردش حساب سه‌ماهه اخیر و موجودی حساب
• چک رمزدار یا ضمانت‌نامه بانکی به مبلغ حداقل 500,000,000 ریال در وجه آژانس برگزارکننده تور، جهت ضمانت حسن اجرای تعهدات

مدارک مرتبط با نمایشگاه

• دعوت‌نامه رسمی از برگزارکننده نمایشگاه که معمولاً پس از ثبت‌نام در نمایشگاه صادر می‌شود.
• بلیط ورودی نمایشگاه یا رسید ثبت‌نام آنلاین
• برنامه زمان‌بندی نمایشگاه و اطلاعات مربوط به غرفه‌ها و سخنرانی‌ها

مدارک تکمیلی

• فرم درخواست ویزای تکمیل‌شده
• رسید پرداخت هزینه‌های مربوط به ویزا و خدمات تور
• مدارک ترجمه‌شده به زبان انگلیسی یا زبان کشور مقصد، در صورت نیاز

توجه داشته باشید که برخی کشورها ممکن است مدارک اضافی مانند مصاحبه حضوری یا تاییدیه‌های خاصی را نیز درخواست کنند. همچنین، برای اخذ ویزای کشورهای شینگن، ارائه بیمه مسافرتی با پوشش کامل الزامی‌ست.

در انتخاب تور نمایشگاهی مناسب به چه نکاتی باید توجه کرد؟

• تخصص نمایشگاه و هم‌راستایی با اهداف شما

نمایشگاه‌هایی که مرتبط با محصولات یا خدمات شما هستند، انتخاب کنید و بررسی کنید که آیا نمایشگاه می‌تواند فرصت‌های مناسبی برای ایجاد ارتباط با بازار هدف شما (داخل یا خارج کشور) فراهم کند یا خیر.

• موقعیت جغرافیایی و دسترسی

محل برگزاری نمیاشگاه را از نظر جغرافیایی و حمل‌ونقل بسنجید و در نظر بگیرید که برخی تورهای نمایشگاهی هزینه‌های اضافی بابت سفر یا اقامت دارند. ترجیحاً نمایشگاهی را انتخاب کنید که در مراکز اقتصادی یا تجاری هر کشوری برگزار می‌شوند، به‌خصوص اگر به دنبال برقراری ارتباط با شرکت‌های مهم و معتبر هستید.

• برنامه زمان‌بندی نمایشگاه

مطمئن شوید که تاریخ برگزاری نمایشگاه با برنامه‌ریزی شما هماهنگ است و مشکلی برای حضور در آن ندارید. برخی از نمایشگاه‌ها در تاریخ‌های شلوغی از سال برگزار می‌شوند که ممکن است با مشغله کاری شما تداخل داشته باشد. همچنین اگر می‌خواهید از تمام فرصت‌ها بهره ببرید، بررسی کنید که آیا مدت زمان کافی برای بازدید از همه غرفه‌ها و ملاقات‌های تجاری را دارید یا نه.

• هزینه تور و خدمات ارائه‌شده

مقایسه کنید که هزینه تور شامل چه خدماتی است. برخی تورها هزینه‌های سفر، اقامت، بلیط نمایشگاه و حتی غذا را پوشش می‌دهند؛ در حالی که برخی دیگر هزینه‌ها را جداگانه دریافت می‌کنند.

• شرکت‌کنندگان و بازدیدکنندگان نمایشگاه

بررسی کنید که آیا نمایشگاه موردنظر شما میزبان برندهای معتبر و شرکت‌های بزرگ است یا خیر. این نکته به شما کمک می‌کند تا تصمیم بگیرید آیا بازدید از این نمایشگاه ارزش زمانی و هزینه‌ای که صرف خواهید کرد را دارد یا نه.

• حمایت و پشتیبانی مجری تور نمایشگاهی

مطمئن شوید که آژانس تور انتخابی شما تجربه کافی در برگزاری تورهای نمایشگاهی دارد. بررسی نظرات و تجربیات دیگران در این زمینه بسیار موثر است.

تور نمایشگاهی؛ پلی به دنیای تجارت بین‌الملل

تورهای نمایشگاهی در سطح بین‌المللی، به شما این امکان را می‌دهند تا از نزدیک با آخرین تحولات صنعت آشنا شوند و روابط تجاری خود را گسترش دهید؛ اما مسئله مهم به انتخاب تور مناسب و برنامه‌ریزی درست شما بستگی دارد. با اطلاع از زمان دقیق برگزاری نمایشگاه‌های کشورهای مختلف، برنامه‌ریزی درست و دقیق برای بهره‌مندی از فرصت‌های نمایشگاهی انجام دهید. نمایشگاه سازان با گردآوری و ارائه تقویم نمایشگاه‌های خارجی 2025 و ارائه جزئیات کاردبردی از هر نمایشگاه، مرجع معتبری برای کسب اطلاعات نمایشگاهی به‌روز و جامع شناخته می‌شود. همچنین ما در نمایشگاه سازان، به‌عنوان مجری تورهای نمایشگاهی، خدمات تور نمایشگاه‌های چین، ترکیه، روسیه، دبی و دیگر کشورها را در اختیار شما قرار خواهیم داد.