برآورد هزینه های نمایشگاه را دقیق‌تر انجام دهید.

اگر برای حضور در نمایشگاه برنامه‌ریزی کرده‌اید، اما نمی‌دانید برای چه چیزهایی و چقدر باید هزینه کنید، جای درستی آمده‌اید. در این مقاله از نمایشگاه سازان، لیستی دقیق و کاربردی از هزینه‌های یک نمایشگاه را گردآوری کرده‌ایم تا به یکباره شوکه نشوید و تک‌تک هزینه‌ها را بهتر مدیریت کنید.

هزینه های نمایشگاه شامل چه جزئیاتی است؟

پیش از هر چیزی باید بدانید که هزینه‌های نمایشگاه‌های داخلی و خارجی کاملا متفاوت از هم هستند و طبیعتا نمایشگاه‌های خارجی هزینه‌های سنگین‌تری دارند. بین نمایشگاه‌های داخلی و خارجی، برخی هزینه‌ها مشترک و برخی هزینه‌ها متفاوت هستند. در ادامه هزینه‌های مشترک و غیرمشترک نمایشگاه‌های داخلی و بین‌المللی را بررسی خواهیم کرد:

هزینه اجاره زمین غرفه

میزان هزینه پرداختی با در نظر گرفتن متراژ زمین و محلی که غرفه در سالن قرار گرفته تغییر می‌کند. معمولا غرفه‌هایی که به درب ورودی نزدیک هستند یا در نقاط پرتردد سالن قرار گرفته‌اند، هزینه‌های رزرو بالاتری دارند. فراموش نکنید که شما این هزینه را صرفا برای زمین خالی غرفه پرداخت می‌کنید و بقیه هزینه‌ها به شکل مجزا از شما دریافت خواهد شد. هزینه غرفه ارزی و ریالی برای غرفه‌داران داخلی و خارجی متفاوت است و باید با مجری برگزارکننده هماهنگ شود. هزینه هر متر زمین غرفه، با توجه به اعتبار و قدمت نمایشگاه متفاوت است و قیمت واحدی نمی‌توان برای آن تعیین کرد.

هزینه برق غرفه

بخش‌هایی از غرفه که نیاز به سیم‌کشی و برق‌رسانی دارند، باید به‌دقت و با جزئیات کامل در طراحی غرفه تعریف شوند تا در زمان پیاده‌سازی و ساخت به مشکلی برنخورید. در صورتی که مجری برگزارکننده برق غرفه شما را تامین کند، موظف به پرداخت هزینه‌های مربوط به برق و الکتریسیته خواهید بود. میزان این هزینه معمولا برای هر غرفه‌دار ثابت است و از طرف مجری برگزارکننده و در قالب قرارداد همکاری به شما اطلاع داده می‌شود. توصیه می‌کنیم برای جلوگیری از هرگونه اتفاق احتمالی و مشکل در برق‌رسانی، یکی از برق‌کاران شرکت غرفه ساز در طول برگزاری نمایشگاه دائما در دسترس‌تان باشد و سیستم برق‌کشی غرفه را بازبینی و کنترل کند.

هزینه غرفه سازی نمایشگاه و طراحی آن

برای این بخش هم نمی‌توان هزینه ثابت و مشخصی در نظر گرفت و با توجه به فاکتورهای زیادی، هزینه طراحی و ساخت غرفه در هر نمایشگاه کم یا زیاد خواهد شد. هزینه‌های غرفه‌سازی، جزو هزینه‌های سنگین حضور در نمایشگاه است و حساسیت شما روی طرح و کیفیت اجرا و ساخت، تاثیر مستقیم روی میزان دریافت بازخورد مثبت و موفقیت شما در نمایشگاه دارد. موارد زیر از عوامل موثر در نوسان قیمت هزینه غرفه سازی هستند:

• متراژ، میزان جزئیات و وسعت سازه

طبیعتا هرچقدر متراژ غرفه بیشتر باشد، به مصالح و تجهیزات و نیروی انسانی بیشتری برای ساخت سازه نیاز است و به همان نسبت هزینه‌های غرفه‌سازی هم افزایش می‌یابد. به علاوه، غرفه‌های نمایشگاهی که طرح‌های پیچیده و منحصربه‌فردتر، سطوح چندگانه (مثلا غرفه‌های دوطبقه یا دارای نیم‌طبقه اضافی)، بخش‌های جزئی و تفکیک‌شده برای نمایش کالا یا برگزاری جلسات کاری داشته باشند، ساخت آن‌ها زمان بیشتری می‌برد و هزینه‌های ساخت بیشتر خواهد شد.

• نوع و کیفیت متریال و تجهیزات به‌کاررفته

از قدیم می‌گویند، هرچقدر پول بدهید، همان‌قدر آش می‌خورید! پس اگر می‌خواهید کیفیت متریال بالا و سازه غرفه بادوام باشد، باید سر کیسه را کمی شل کنید. از بین متریال ساخت غرفه نمایشگاهی، انواع شیشه، فلزات و چوب‌های باکیفیت مثل MDF ظاهر حرفه‌ای‌تری برای غرفه شما به ارمغان می‌آورند و با انتخاب آن‌ها خیال‌تان از بابت استحکام سازه در طول برگزاری رویداد مطمئن خواهد بود. در مقابل، تجهیزات کم‌هزینه‌تر مثل PVC ظاهر ساده‌تری به غرفه می‌بخشند و به شما در مدیریت هزینه‌ها کمک می‌کنند.

• بهره‌مندی غرفه از انواع تکنولوژی‌های روز دنیا

همان‌قدر که استفاده از تجهیزات پیشرفته و کاربرپسند مثل نمایشگرهای LED و لمسی، واقعیت افزوده (AR) و واقعیت مجازی (VR) یا بازی‌های تعاملی دیجیتال تاثیر زیادی در جذب بازدیدکننده دارند، هزینه بیشتری هم روی دست شما خواهند گذاشت! در نظر بگیرید که علاوه بر هزینه خرید یا اجاره این تجهیزات، باید هزینه نصب و راه‌اندازی و تست، نگهداری و حتی آموزش استفاده از آن‌ها را در هزینه های نمایشگاه‌تان حساب کنید.

• مقدار زمان در دسترس و سرعت اجرای کار

در طراحی و ساخت غرفه نمایشگاهی، زمان هم مثل بقیه جزئیات اهمیت دارد؛ پس طراحی و ساخت را به دقیقه 90 موکول نکنید و زمان کافی برای طراحی، بازبینی، اعمال تغییرات، نهایی‌سازی، اجرا و چیدمان در نظر بگیرید. اگر زمان کوتاهی تا افتتاحیه باقی مانده باشد، به تعداد نیروی انسانی بیشتر و شیفت‌های کاری بیشتری نیاز است که همگی در افزایش هزینه‌های شما نقش دارند.

همان طور که می‌بینید، غرفه سازی جزو بخش‌های حیاتی در هزینه‌ های نمایشگاه است و باید هزینه غرفه سازی نمایشگاه را به شکل دقیق برآورد کنید تا در میانه پروژه با مشکلات مالی مواجه نشوید. اگر فکر می‌کنید بهتر است با شرکت تازه‌کار و ارزان‌قیمت‌تری همکاری کنید تا در هزینه‌ها صرفه‌جویی شود، اشتباه می‌کنید! شرکت‌های معتبر و حرفه‌ای با دریافت هزینه معقول، تعهد اجرایی بیشتری دارند و غرفه را در زمان مقرر و در نهایت کیفیت به شما تحویل می‌دهند؛ اما شرکت‌های کم‌سابقه ریسک‌های اجرایی بالاتری دارند. نمایشگاه سازان در طول 15 سال سابقه، پروژه‌های متنوعی را به سرانجام رسانده و همراه شماست تا نمایشگاه‌ها را به حرفه‌ای‌ترین شکل ممکن پشت سر بگذارید.

هزینه تامین نیروی انسانی

نیروی انسانی که در غرفه حضور دارند و پذیرای بازدیدکنندگان خواهند بود، بزرگ‌ترین سرمایه‌های شما برای فروش بیشتر و حضور موفق در نمایشگاه هستند؛ بنابراین هزینه کافی برای آموزش و کارآزموده‌شدن آن‌ها صرف کنید و حتی در استخدام نیروهای حرفه‎‌ای دست‌ودلبازتر باشید. این نیروها باید قدرت کلامی و متقاعدسازی بالایی داشته و به‌خوبی قادر به ارتباط برقرارکردن باشند. همچنین این افراد باید اطلاعات کافی و تسلط کامل روی جزئیات محصولات و خدمات شرکت داشته باشند تا در ارائه اطلاعات به مشتریان جدید با مشکلی مواجه نشوند.

هزینه پذیرایی

بخشی از هزینه‌های شما به پذیرایی از مهمانان و همکارانی مربوط می‌شود که به غرفه شما سر می‌زنند. برای پذیرایی از این افراد با توجه به بودجه‌ای که تعریف کرده‌اید، از انواع نوشیدنی‌های سرد و گرم، فینگرفودها، شکلات و شیرینی یا خوراکی‌های دیگر می‌توانید استفاده کنید. اگر در غرفه فضای کافی وجود دارد، بخشی از آن را به‌عنوان کافی‌بار در نظر بگیرید تا پذیرایی‌ها با کیفیت و سرعت بهتری انجام شوند.

هزینه تبلیغات و مارکتینگ

این بخش بعد از هزینه طراحی و ساخت غرفه، هزینه‌های قابل‌توجهی را شامل می‌شوند. تبلیغات شما در روزهای برگزاری نمایشگاه یا پیش از آن، باید به شکل هدفمند و در بسترهای مناسب انجام شود تا میزان بازخورد نمایشگاه را افزایش دهد. با توجه به حضور مشتریان‌تان در فضاهای مختلف، می‌توانید از انواع تبلیغات محیطی و میدانی یا دیجیتالی بهره ببرید. پیش از برگزاری نمایشگاه بودجه کافی برای پلفترم‌هایی نظیر اینستاگرام، تلگرام، آپارات و پیام‌رسان‌های داخلی اختصاص داده و در جاهای مناسبی از شهر بنرها و بیلبوردهای تبلیغاتی‌تان را نصب کنید. در روزهای برگزاری رویداد هم می‌توانید پوسترها، تراکت‌های اطلاع‌رسانی، مانیتورهای دیجیتال و استندها را در جاهای درستی از غرفه قرار دهید. هزینه چاپ تمامی این اقلام و هماهنگی با پیج‌ها و کانال‌های دیجیتال جزو هزینه های نمایشگاه هستند که باید به‌درستی مدیریت شوند.

از طرف دیگر، هدایای تبلیغاتی انتخاب‌های مناسبی برای نقش بستن اسم شما در ذهن مخاطب هستند تا هربار که چشم مشتری به هدیه شما افتاد یا از آن استفاده کرد، نام برند شما را به خاطر آورد. در تهیه هدایای تبلیغاتی دقت کنید که بهتر است این هدیه با تولیدات و محصولات شما تناسب داشته باشد و رنگ سازمانی و نام برند شما به‌خوبی و به‌آسانی در آن قابل رویت باشد. استفاده از هدایای تبلیغاتی همزمان شما را به دو هدف می‌رساند: اول اینکه در ذهن مخاطب نقش می‌بندید و دوم اینکه قدردان حضور مخاطب در غرفه‌تان هستید. پیش از برگزاری نمایشگاه، تعداد تقریبی بازدیدکنندگان و اهداف بازاریابی خود را دقیق تعریف و بعد بودجه کافی برای سفارش هدایای تبلیغاتی صرف کنید.

هزینه حمل‌ونقل

این بخش از هزینه‌ها مستقیما به نوع کالایی که در نمایشگاه ارائه خواهید کرد، تعداد و حجم محصولات و فاصله شهر نمایشگاهی تا محل شرکت یا کارخانه شما بستگی دارد و ثابت نیست. برای حضور در نمایشگاه‌های داخلی، می‌توانید محصولات یا تجهیزات غرفه را از طریق جاده یا از طریق باربری هوایی منتقل کنید؛ اما نمایشگاه‌های بین‌المللی داستان متفاوتی دارند و در این نمایشگاه‌ها، هزینه‌های مربوط به ترخیص گمرکی، بسته‌بندی‌های عایق جهت جلوگیری از آسیب به لوازم و بیمه بار به هزینه‌های باربری اضافه می‌شود.

هزینه ورودی نمایشگاه

چه بخواهید در نمایشگاه‌های داخلی حضور داشته باشید و چه متقاضی نمایشگاه‌های بین‌المللی باشید، پرداخت هزینه ثبت‌نام و ورودی نمایشگاه اجتناب‌ناپذیر است (دقت کنید که این هزینه ارتباطی به هزینه‌های رزرو غرفه و مربوط به متراژ درخواستی نداشته و جداگانه محاسبه می‌شود). این هزینه هم با توجه به نوع نمایشگاه، تسهیلات و خدماتی که برگزارکننده در اختیار شما قرار می‌دهد و اعتبار نمایشگاه متغیر است؛ مثلا هزینه ورودی نمایشگاه بین المللی تهران با هزینه نمایشگاه اتومکانیکا دبی یکسان نیست!

هزینه اقامت، دریافت ویزا و خرید بلیط

اگر تصمیم گرفته‌اید در نمایشگاه شهر یا کشور دیگری غرفه رزرو کنید، باید هزینه اقامت پرسنل را در مقصد موردنظر هم در نظر بگیرید؛ بنابراین باید هزینه بلیط رفت و برگشت این اشخاص، هزینه رزرو هتل و غذا در روزهای اقامت در شهر یا کشور مقصد، هزینه‌های جابجایی با مترو یا تاکسی و هزینه‌های مربوط به دریافت ویزا را در لیست هزینه های نمایشگاه یادداشت کنید.

هزینه‌های جانبی

در کنار تمامی موارد و هزینه‌هایی که بررسی کردیم، ممکن است هزینه‌های ناخواسته و ناگهانی هم پیش بیایند که باید برای آن‌ها آمادگی داشته باشید. برخی از این هزینه‌ها عبارت‌اند از:

• هزینه خرید گل طبیعی برای تزئین غرفه
• هزینه تهیه غذای پرسنل و کارکنان
• هزینه تعمیرات و حوادث خارج از برنامه
• هزینه بلاگر یا مجری
• هزینه تیم فیلمبرداری و تدوین
• هزینه بیمه کالا و تجهیزات داخل غرفه
• هزینه نظافت غرفه

هزینه های نمایشگاه را بشناسید و مدیریت کنید.

با اینکه حضور در نمایشگاه قراردادهای موفق زیادی برای شرکت شما به ارمغان خواهد آورد و تعداد مشتریان شما به طرز قابل‌توجهی افزایش خواهد یافت، اما با توجه به نوع نمایشگاه، متراژ غرفه و طرحی که برای غرفه در نظر گرفته‌اید، هزینه‌های متفاوتی را باید پرداخت کنید. برخی از این هزینه‌ها قابل پیش‌بینی و هدفمند و برخی دیگر غیرقابل پیش‌بینی و ناگهانی هستند؛ مثلا برای هزینه‌های مارکتینگ و هدایای تبلیغاتی، تامین نیروی انسانی یا هزینه برق غرفه می‌توانید از قبل برنامه‌ریزی کنید . در مقابل، هزینه‌های پذیرایی یا خرابی‌های احتمالی از کنترل شما خارج هستند. بهتر است پیش از حضور در نمایشگاه با دریافت مشاوره از تیم نمایشگاه سازان، تمامی هزینه‌های مهم و جانبی خود را برآورد کنید تا بهتر برای حضور در نمایشگاه آماده شوید.